Comment rédiger une lettre de recommandation pour un élève qui candidate dans une université à l'étranger

Ce guide s'adresse aux enseignants, et non aux élèves.

Un élève t'a demandé une lettre de recommandation pour une université aux États-Unis ou au Royaume-Uni. Si ton établissement n'a encore jamais envoyé d'élève à l'étranger, tu n'as probablement reçu aucune consigne, et l'élève ne peut pas t'éclairer, car lui non plus ne sait pas ce qui est attendu.

Les deux systèmes demandent des choses presque opposées, alors nous les expliquons l'un après l'autre. Lis simplement la moitié qui te concerne.

Si on te demande une lettre pour les deux, rédige-les séparément. Une bonne lettre américaine ne tiendra pas dans le formulaire britannique, et une lettre britannique paraîtra mince à un lecteur américain.

Le système américain

Qui écrit quoi

Une candidature américaine via la Common App recueille auprès d'un établissement deux documents distincts, qui viennent généralement de deux personnes différentes.

Un conseiller d'orientation (counselor) remplit les formulaires de l'établissement. Common App indique qu'un conseiller « utilisera le système de recommandation de la Common App pour soumettre les formulaires de l'établissement, téléverser les relevés de notes et suivre l'avancement des candidatures des élèves ». Le plus important de ces formulaires est le rapport de l'établissement (school report), qui présente le profil de ton établissement et le relevé de notes de l'élève.

Un enseignant remplit une évaluation académique, c'est-à-dire la lettre de recommandation. Common App précise qu'un enseignant soutient un élève « en soumettant une évaluation académique en son nom ». C'est l'élève qui t'invite et qui t'associe à certaines universités de sa liste.

La plupart des universités sélectives demandent plus d'un enseignant. Dartmouth, par exemple, exige deux évaluations d'enseignants en plus d'une évaluation du conseiller d'orientation, qu'elle définit comme « une déclaration écrite, rédigée par le conseiller d'orientation de l'élève ou un responsable de l'établissement, qui aborde les résultats scolaires du candidat, ses engagements extrascolaires et son caractère ».

Si ton établissement n'a pas de conseiller d'orientation

Dans de nombreux systèmes scolaires, ce rôle n'existe pas, et les universités américaines le savent. Dartmouth répond directement à la question : « si ton établissement n'a pas de conseiller d'orientation, n'hésite pas à solliciter un psychologue scolaire, le chef d'établissement, un autre responsable de l'établissement ou un troisième enseignant ».

Le formulaire du conseiller peut donc être rempli par ton directeur, un directeur adjoint ou un autre membre senior de l'équipe. Il n'est pas nécessaire que la personne en ait le titre. Aucun élève n'est pénalisé parce que son établissement est organisé différemment.

Ce que le formulaire enseignant te demande

C'est la partie à connaître avant de commencer, car elle est plus longue que ce que la plupart des enseignants imaginent. Harvard publie le formulaire vierge d'évaluation par un enseignant de la Common App, qui comporte quatre parties.

Une grille d'évaluation. Le formulaire demande : « Par rapport aux autres élèves de leur classe, comment évalues-tu cet élève en ce qui concerne » seize qualités : résultats académiques, potentiel intellectuel, qualité de l'écriture, pensée créative, contribution aux discussions, respect du corps enseignant, habitudes de travail disciplinées, maturité, motivation, leadership, intégrité, réaction face aux revers, attention aux autres, confiance en soi, initiative, et une évaluation globale.

Huit colonnes sont proposées : « aucun élément d'appréciation », « en dessous de la moyenne », « moyen », « bon (au-dessus de la moyenne) », « très bon (nettement au-dessus de la moyenne) », « excellent (top 10 %) », « exceptionnel (top 5 %) » et « l'un des tout meilleurs rencontrés au cours de ma carrière ». Choisis « aucun élément d'appréciation » lorsque tu n'as pas observé la qualité en question. C'est une réponse honnête, et elle vaut mieux qu'une supposition.

Deux courtes questions. « Depuis combien de temps connais-tu cet élève et dans quel contexte ? » et « Quels sont les premiers mots qui te viennent à l'esprit pour décrire cet élève ? »

La liste des cours que tu lui as donnés. Le formulaire demande « le niveau de difficulté du cours (AP, IB, accéléré, Cambridge, honors, optionnel ; niveau 100, niveau 200, etc.) ». Indique donc le degré d'exigence du cours dans les termes de ton propre système.

La lettre proprement dite. Le formulaire demande « une courte évaluation (1 000 mots maximum) qui aidera les universités à distinguer cet élève des autres », précise qu'il accueille tout particulièrement « une évaluation d'ensemble », et demande « une description des caractéristiques académiques et personnelles, telles qu'elles se manifestent dans ta classe ».

Comment rédiger la lettre américaine

Le formulaire indique lui-même à quoi il sert. Une recommandation d'enseignant « te permet de partager des observations uniques sur ton élève du point de vue de la salle de classe », et peut donner un aperçu de la « curiosité intellectuelle, de la pensée créative et des habitudes de travail » de l'élève.

Cela veut dire des histoires tirées de tes cours, et non un résumé de ses notes. Le lecteur du dossier a déjà le relevé de notes. Ce qu'il ne peut trouver nulle part ailleurs, c'est comment était l'élève en classe.

Parle de moments précis. La question qu'il a posée et à laquelle tu n'avais pas pensé. Ce qu'il a fait quand il s'est trompé. Le sujet sur lequel il a continué à travailler alors que la classe était déjà passée à autre chose. Un souvenir précis vaut mieux qu'un paragraphe d'adjectifs.

Précise depuis combien de temps tu l'as comme élève et dans quelle matière, car le lecteur doit savoir dans quelle mesure tu peux en juger. Le formulaire te le demande explicitement.

Et rédige la lettre en anglais. Si tu es plus à l'aise pour écrire un premier jet dans ta langue, fais-le, puis fais-le traduire avec soin, mais la version soumise doit être en anglais.

Le système britannique

Oublie maintenant tout cela, car UCAS fonctionne différemment presque en tout point. Une chose à savoir avant de commencer : UCAS appelle la lettre une « reference » (référence) et la personne qui l'écrit le « referee » (référent), ce sont donc les mots que tu verras à l'écran.

Il y a une seule lettre, pas plusieurs

Une candidature britannique comporte une seule lettre pour l'ensemble du dossier. Il n'y a pas de lettre d'enseignant distincte de celle du conseiller d'orientation, et UCAS indique aux élèves qu'une seule suffit. Le même document est envoyé à chaque formation choisie par l'élève, jusqu'à cinq.

Elle comporte trois sections imposées et une limite stricte de caractères

UCAS fixe la structure, et les universités reçoivent la lettre sous trois rubriques.

Informations sur l'établissement (Establishment details). Une présentation générale de ton établissement. Elle concerne l'institution plutôt que l'élève, c'est pourquoi UCAS fournit aux établissements enregistrés un modèle dans le portail des conseillers : on rédige cette présentation une seule fois et on l'ajoute à la lettre de chaque élève en cochant une case.

Circonstances atténuantes (Extenuating circumstances). Tout ce qui a affecté la scolarité et les résultats de cet élève. UCAS indique : « il est probable que de nombreux élèves n'aient pas de circonstances atténuantes ; veuillez donc confirmer que cette section est sans objet en cochant la case. » Laisser cette section vide est normal.

Autres informations utiles (Other supportive information). Tout ce qui concerne l'élève et qui est pertinent pour les formations auxquelles il candidate. UCAS demande « des énoncés courts, clairs et factuels pour aider les universités et les établissements à assimiler l'information ».

La limite couvre les trois sections ensemble. UCAS précise : « La référence est limitée à 4 000 caractères ; veuillez noter que le décompte inclut les espaces, les titres de section et les retours à la ligne, qui occupent chacun au moins un caractère. » Comme les titres sont comptés, le texte que tu saisis doit rester sous 3 800 caractères, soit environ 600 mots pour l'ensemble, y compris la partie sur ton établissement. UCAS ajoute qu'il s'agit d'« une limite et non d'un objectif ».

UCAS recommande aussi de rédiger d'abord dans un traitement de texte, puis de coller le texte dans le formulaire, ce qui est judicieux vu la limite.

Le ton est différent

UCAS demande une rédaction « factuelle, précise et concise ». La lettre chaleureuse et narrative qui fonctionne dans une candidature américaine n'a pas sa place ici, et elle épuiserait la limite de caractères avant même que tu n'arrives à l'élève.

Deux autres règles à connaître. La lettre doit être rédigée en anglais. Et en vertu du Data Protection Act 2018, le candidat peut demander une copie de ce que tu as écrit : n'écris donc rien que tu ne serais pas prêt à lui montrer.

Si ton établissement n'est pas enregistré auprès d'UCAS

De nombreux établissements hors du Royaume-Uni ne sont pas des centres enregistrés auprès d'UCAS. Dans ce cas, l'élève candidate de manière indépendante et désigne lui-même la personne qui rédigera la lettre.

UCAS suggère un ancien enseignant, ou « un employeur actuel ou ancien ». Pour quelqu'un qui a quitté le système éducatif depuis un moment, il indique : « c'est là qu'un employeur ou un collègue professionnel peut aider. » UCAS est explicite sur les personnes qui ne peuvent pas le faire : « ne demandez pas à votre famille, à vos amis, à vos partenaires ou ex-partenaires », sous peine d'annulation de la candidature.

Si on te sollicite de cette manière, l'élève ajoute tes coordonnées à sa candidature et UCAS leur « enverra par e-mail les instructions sur ce qu'ils doivent faire » ; tu rédiges donc la lettre en ligne, sans rien envoyer à l'élève. UCAS dit aussi aux élèves de préciser qu'ils ont besoin d'« une référence académique pour leurs études afin qu'on sache ne pas fournir une référence RH standard », ce qui est utile à savoir si tu n'as jusqu'ici écrit que des lettres pour des employeurs.

Les deux systèmes côte à côte

Ce dont les élèves se souviennent à propos de leurs enseignants

Les élèves de nos témoignages se souviennent rarement de ce qui a été écrit sur eux. Ils se souviennent d'une personne précise et d'un moment précis, ce qui est la même matière dont est faite une bonne lettre.

Une élève admise à Bristol avait une conseillère d'orientation universitaire qui aidait chacun des 60 à 70 élèves de la promotion. Elle les a tous encouragés à candidater via UCAS, même s'ils ne comptaient pas aller au Royaume-Uni, afin qu'ils aient davantage d'options, et elle a rencontré chaque élève individuellement au moins deux fois. Cette élève candidatait à Oxford, et la conseillère l'a donc rencontrée environ cinq fois.

Un élève égyptien aujourd'hui à Tufts avec une bourse complète y est arrivé grâce à un professeur de maths qui lui donnait des cours particuliers : il lui a parlé d'un internat sélectif, a dit « je vais candidater pour toi et pour mon fils », a téléphoné à son père pour le convaincre, et l'a emmené passer l'examen d'entrée le jour J.

Un élève de l'Ouzbékistan rural qui a rejoint HKUST raconte qu'un conseiller d'orientation a un jour montré à la classe une vidéo sur un élève qui avait obtenu une bourse pour étudier à l'étranger, et que ce qui a compté, c'est de réaliser que c'était possible pour quelqu'un issu d'un milieu comme le sien.

Une élève du Kosovo aujourd'hui à Edinburgh se sentait en retard sur tous les autres durant son premier semestre de lycée et a failli abandonner, jusqu'à ce que son professeur de combinatoire rende les copies et qu'elle soit la seule de la classe à avoir un cinq sur cinq parfait.

Ce dernier exemple est le genre de chose à mettre dans une lettre américaine. C'est un cours, un travail, et un moment où tu as vu un élève changer d'avis sur lui-même.

Ce qu'il faut demander à l'élève avant d'écrire

Demande-lui quel pays et quelles universités, car cela détermine laquelle des deux moitiés ci-dessus s'applique.

Demande-lui la date limite, et ajoute une semaine dans ton propre agenda. Dans le système américain, tu soumets ta lettre à chaque université ; dans le système britannique, tu rédiges une seule lettre en ligne.

Demande-lui ce qu'il souhaite étudier, car les deux systèmes veulent que la lettre parle de la formation visée.

Et demande-lui de te dire ce qu'il pense que tu as vu dans ta classe, non pas pour le recopier, mais parce que les élèves se trompent souvent sur les qualités qu'un enseignant a remarquées, et que la conversation te donne généralement le moment précis dont la lettre a besoin.

Notre guide qui traite de ce sujet du côté de l'élève, comment demander une lettre de recommandation, mérite d'être envoyé à l'élève avant cette conversation.

Kai, le conseiller d'orientation IA de Borderless, est gratuit, et les élèves peuvent s'en servir pour savoir précisément ce que chaque université de leur liste attend de la personne qui rédige la lettre, afin de te le dire avant que tu ne commences.

Commence avec Kai, et lis les témoignages d'élèves dont les enseignants ont fait ce travail pour eux.